Цифровізація групи компаній «ЮРіЯ-ФАРМ»: досвід переведення кадрового документообігу в е-формат 

Як це вдалося зробити, які труднощі довелося подолати та яких результатів досягнути, — розповідає директор з розвитку талантів у «ЮРіЯ-ФАРМ» Наталія БОВТРУК.

Які виклики спонукали компанію до активізації роботи з електронним документообігом?

Компанія почала працювати з електронним документообігом (ЕДО) ще під час пандемії COVID-19. Для працівників стало важливо обмінюватися документами та мати змогу працювати онлайн. Саме тоді ми зрозуміли цінність цифрових рішень, а також головні переваги для бізнесу, які він отримує: заощадження ресурсів на друкування, логістику та зберігання. 

У 2023 році «ЮРіЯ-ФАРМ» розпочала цифровізацію кадрового документообігу. Перший документ про відпустку підписали у червні. За цей рік компанія успішно перевела 80% внутрішніх документів у сервіс цифрових рішень для бізнесу «Вчасно»: відпустки, прийняття на роботу, переведення працівників, довідки з місця роботи.

З огляду на досвід компанії можете порадити, з чого розпочати шлях впровадження електронного документообігу та цифрових підписів?

Передусім це аналітика та підготовка. Ми провели аудит робочих процесів. Він допоміг виявити, що найбільше генерувало паперової документації. Це були відпустки — щомісяця у нас їх оформляли близько 500. Зважаючи на розташування наших підрозділів у різних регіонах, ми були змушені витрачати додаткові ресурси на логістику. 

З технічного боку, налаштування та інтеграція облікової системи не займали багато часу. Проте, єдиний фактор, з яким ми зіштовхнулися — це впровадження електронного документообігу відповідно до законодавства. Наш юридичний відділ мав проаналізувати та узгодити правомірність дій під час обміну документами. Наскільки компанія є захищеною щодо можливих трудових конфліктів, та чи будуть державні установи приймати такі документи.

Результати цифровізації можна виміряти: заощадження часу на виконання завдань, витрати на папір, друкування та логістику. Презентуйте керівництву план дій з конкретними цифрами. Так ви переконаєте їх у вигоді цифрової трансформації для бізнесу, отримаєте підтримку для реалізації проєкту.

Оформлення цифрових підписів. Для цього обрали найоптимальніший шлях — дозволили працівникам самостійно оформлювати КЕП у зручний спосіб. Спостерігаємо гарну динаміку: 40% усіх співробітників користуються цифровими підписами (спеціалісти, топменеджери та керівники). 

Тестування. Ми враховували особливості кожного напряму компанії. Провели навчання для працівників, розробили покрокові інструкції для них. Далі обрали першу фокус-групу та тип документа для переведення в ЕДО — видаткові накладні з роздрібними постачальниками. Кожен менеджер мав свій перелік контрагентів, яким допомагав поступово цифрувати робочі процеси. 

Чи втішені результатами та які завдання ставите попереду?

Якщо говорити про внутрішній документообіг, то зворотний зв’язок від працівників був позитивний. Процес оформлення відпустки скоротився до 10 хвилин. Колеги погоджують дати з керівником у створеному чат-боті компанії. Після погодження, у кілька натискань підписують сформовану заявку у «Вчасно». Це заощадило 75% часу HR-відділу на підготовку та обробку відпусток.

Станом на зараз у паперовому форматі залишаються: 

• 20% внутрішніх документів
• документація з роздрібними постачальниками. Поки цифра переведення в ЕДО значно менша — від 30 до 40%, але поступово збільшується.

Додатково для автоматизації процесів наших працівників, ми використовуємо сервіси зі штучним інтелектом. Наприклад, ми вже маємо досвід застосування таких інструментів маркетинговим відділом. Штучний інтелект допомагає комунікувати з нашими клієнтами — лікарями, які користуються препаратами від «ЮРіЯ-ФАРМ» для лікування пацієнтів. 

Також, у нас залишається значна кількість працівників, які ще не мають свого облікового запису в системі електронного документообігу. Це переважно робітники, які складають значну частину нашого персоналу. У 2024 році ми плануємо знайти рішення щодо цифровізації для цієї категорії працівників.

У планах — перевести в ЕДО оформлення матеріальної допомоги, звільнення та обхідні листи, акт прийому-передачі основних засобів, ознайомлення з посадовими інструкціями.

Нині цифровізація впевнено охоплює всі сфери. В чому вбачаєте переваги впровадження кадрового ЕДО для своєї компанії?

По-перше, це підвищує безпеку та захищеність документів. Раніше, під час відправки поштою, вони могли загубитися або затримувалися. Під час війни ситуація з безпекою документів суттєво погіршилася — немає цілковитої впевненості в тому, що вони дійдуть до адресата. Електронний документообіг став надією на те, що український бізнес функціонуватиме надалі. Працівники швидко обмінюються документами та надійно зберігають їх в електронному архіві. 

Наступна беззаперечна перевага ЕДО — швидка підготовка та обробка документів. Цифровізація дозволяє автоматично заповнити документ: не потрібно шукати власні дані, вписувати все власноруч. Цифрові сервіси все роблять за нас та полегшують робочі процеси. Потрібна заява створюється у декілька кліків і так само оперативно підписується працівником або керівником. Ми зменшили на 75% час відведений на підготовку та оформлення однієї відпустки — це значний показник для HR-відділу.

По-третє, очевидна економія ресурсів компанії. Через великий штат працівників, відповідно маємо й значний обіг документів. Зі збільшенням штату та використання цифрових сервісів, бізнес отримує 100% вигоду. Заощаджує витрати на папір, друкування та пересилку документів.

Зрештою, йдеться й таку перевагу як самостійність працівників. Цифровізація робить їх автономними, зменшуючи кількість питань до відповідальних осіб. У «ЮРіЯ-ФАРМ» ефективно заощаджується робочий час HR-відділу на 80% та час підписання документів для керівників на 95%.

Впровадження електронного кадрового документообігу суттєво впливає на формування корпоративної культури для бізнесу. Сьогодні для більшості працівників заощадження часу на виконання рутинних задач — у пріоритеті. Цифровізація дозволяє оптимізувати їхній час для виконання стратегічних завдань, зберігаючи їх продуктивність та мотивацію.