Цифровизация группы компаний «ЮРіЯ-ФАРМ»: опыт перевода кадрового документооборота в е-формат

Как это удалось сделать, какие трудности пришлось преодолеть и каких результатов достичь, рассказывает директор по развитию талантов в «ЮРіЯ-ФАРМ» Наталья БОВТРУК.

Какие вызовы побудили компанию к активизации работы с электронным документооборотом?

Компания начала работу с электронным документооборотом (ЭДО) еще во время пандемии COVID-19. Для работников стало важно обмениваться документами и работать онлайн. В это время мы осознали ценность цифровых решений, а также главные преимущества для бизнеса: экономия ресурсов на печать, логистику и хранение.

В 2023 году «ЮРіЯ-ФАРМ» начала цифровизацию кадрового документооборота. Первый документ об отпуске был подписан в июне. За этот год компания успешно перевела 80% внутренних документов в сервис цифровых решений для бизнеса «Вчасно»: отпуска, прием на работу, перевод работников, справки с места работы.

Учитывая опыт компании, можете посоветовать, с чего начать путь внедрения электронного документооборота и цифровых подписей?

Прежде всего, это аналитика и подготовка. Мы провели аудит рабочих процессов. Он помог обнаружить, что больше всего генерировало бумажную документацию. Это были отпуска – ежемесячно у нас их оформляли около 500. Учитывая расположение наших подразделений в разных регионах, мы были вынуждены тратить дополнительные ресурсы на логистику.

С технической стороны, настройка и интеграция учетной системы не занимала много времени. Единственный фактор, с которым мы столкнулись, — это внедрение электронного документооборота в соответствии с законодательством. Наш юридический отдел должен был проанализировать и согласовать правомерность действий при обмене документами. Насколько компания защищена со стороны возможных трудовых конфликтов и будут ли государственные учреждения принимать такие документы.

Результаты цифровизации можно измерить: экономия времени на выполнение задач, расходы на бумагу, печать и логистику. Представьте руководству план действий по конкретным цифрам. Так вы убедите их в выгоде цифровой трансформации для бизнеса, получите поддержку для реализации проекта.

Оформление цифровых подписей. Для этого выбрали самый оптимальный путь — позволили работникам самостоятельно оформлять КЭП удобным способом. Наблюдаем хорошую динамику: 40% всех сотрудников пользуются цифровыми подписями (специалисты, топ-менеджеры и руководители).

Тестирование. Мы учитывали особенности каждого направления компании. Провели обучение для работников, разработали пошаговые инструкции для них. Далее была выбрана первая фокус-группа и тип документа для перевода в ЭДО — расходные накладные с розничными поставщиками. Каждый менеджер имел свой список контрагентов, которым помогал равномерно цифровать рабочие процессы.

Радуют ли результаты и какие задачи ставите впереди?

Если говорить о внутреннем документообороте, то обратная связь от работников была положительной. Процесс оформления отпуска сократился до 10 минут. Коллеги согласовывают даты с руководителем в созданном чат-боте компании. После согласования, в несколько кликов подписывают оформленную заявку на «Вчасно». Это сэкономило 75% времени HR-отдела на подготовку и обработку отпусков.

По состоянию на данный момент в бумажном формате остаются:

• 20% внутренних документов
• документация с розничными поставщиками. Пока цифра перевода в ЭДО значительно меньше – от 30 до 40%, но постепенно увеличивается.

Дополнительно для автоматизации процессов наших работников мы используем сервисы с искусственным интеллектом. К примеру, мы уже имеем опыт применения таких инструментов маркетинговым отделом. Искусственный интеллект помогает общаться с нашими клиентами — врачами, пользующимися препаратами от «ЮРИЯ-ФАРМ» для лечения пациентов.

Также у нас остается значительное количество работников, которые еще не имеют своего аккаунта в системе электронного документооборота. Это преимущественно рабочие, составляющие значительную часть нашего персонала. В 2024 году мы планируем найти решение по цифровизации для этой категории работников.

В планах – перевести в ЭДО оформление материальной помощи, увольнение и обходные письма, акт приема-передачи основных средств, ознакомление с должностными инструкциями.

Сегодня цифровизация уверенно входит во все сферы. В чем вы видите преимущества внедрения кадрового ЭДО для своей компании?

Во-первых, это увеличивает безопасность и защищенность документов. Ранее, при отправке по почте, они могли потеряться или задерживались. Во время войны ситуация с безопасностью документов существенно ухудшилась – нет полной уверенности в том, что они дойдут до адресата. Электронный документооборот стал надеждой на то, что украинский бизнес будет работать дальше. Сотрудники быстро обмениваются документами и надежно хранят их в электронном архиве.

Следующее безоговорочное преимущество ЭДО – быстрая подготовка и обработка документов. Цифризация позволяет автоматически заполнить документ: не нужно искать собственные данные, вписывать все собственноручно. Цифровые сервисы делают все за нас и облегчают рабочие процессы. Необходимое заявление создается в несколько кликов и оперативно подписывается работником или руководителем. Мы уменьшили на 75% время отведенное на подготовку и оформление одного отпуска – это значительный показатель для HR-отдела.

В-третьих, очевидна экономия ресурсов компании. Поскольку у нас большой штат работников, соответственно имеем и значительный оборот документов. С увеличением штата и использованием цифровых сервисов бизнес получает 100% выгоду, экономит расходы на бумагу, печать и пересылку документов.

Преимуществом является и самостоятельность работников. Цифровизация делает их автономными, уменьшая количество вопросов ответственным лицам. В «ЮРіЯ -ФАРМ» эффективно экономится рабочее время HR-отдела на 80% и время подписания документов для руководителей на 95%.

Внедрение электронного кадрового документооборота оказывает существенное влияние на формирование корпоративной культуры для бизнеса. Сегодня для большинства работников Экономия времени на выполнение рутинных задач — в приоритете. Цифровизация позволяет оптимизировать их рабочее время для выполнения стратегических задач, сохраняя их производительность и мотивацию.