Планирование – критическая необходимость в критические времена

«Step by step» к поставленным целям

Терминология – важна

Само слово «план» происходит от латинского planum – плоскость, ровное место, контур подошвы, другое его значение – ясный, четкий, понятный.

Исторически этот термин использовался как список задач для исполнителей, описание согласованных действий, формулирование показателей деятельности.

В нашем современном понимании планирование – это процесс определения целей и порядка действий, которые будут служить достижению поставленных целей.

Таким образом, планирование – это путь к цели, который мы преодолеваем определенными «шагами» – действиями/задачами/показателями. Отсюда и изречения: «искусство малых шагов», «Step by step».

Считается, что именно метод пошагового планирования наиболее продуктивен в период неопределенности. Ведь, как утверждал Р.Эмерсон: «Ничто так не удивляет и не радует людей, как здравый смысл и действия по плану».

Почему именно в кризис планирование чрезвычайно важно?

Как утверждают нейропсихологи, в процессе планирования человек задействует множество участков головного мозга, а это особенно актуально именно в период трагических чрезвычайных событий, потому что переключает внимание, существенно снижая риск развития психических расстройств и потери здравого смысла. Причем это касается всех сфер жизнедеятельности человека: от бытового – ведения домохозяйства, планирования маршрутов перемещений, планирования алгоритма своих действий в различных ситуациях (как вот для нас сейчас актуальны: отключение электроэнергии, воздушные тревоги и т.п.) – до бизнес-планирования.

«Планы – ничто, планирование – все!», – метко замечал Д.Эйзенхауэр.

Действительно, детали плана, разработанного на длительное время, часто бывают неправильными. В то же время, процесс планирования требует тщательного изучения возможных вариантов развития событий, моделирования непредвиденных обстоятельств, наличия нужных ресурсов и т.п. Соответствующие знания часто имеют решающее значение для правильного выбора действий в будущем.

Практические аспекты планирования с точки зрения менеджмента

В соответствии с действующими стандартами в сфере менеджмента

Планирование в контексте управления (согласно ДСТУ ISO 9000: 2015, п. 3.3.3. Далее – ISO 9000) – это скоординированные действия по направлению и контролю деятельности организации.

Как установить цель?

Основной составляющей планирования является, безусловно, цель – это результат которого мы должны достичь. Цели могут быть:

• стратегическими,
• тактическими,
• оперативными.

Цели могут относиться к различным сферам деятельности. К примеру, финансовые; цели по охране здоровья и безопасности труда; экологические и т.д.

Их можно применять на разных уровнях – от общих для всей организации до целей проекта или для продукции/процесса.

Формулировать цель можно любым способом:

• как запланированный результат,
• как назначение,
• как операционный критерий,
• с использованием синонимов: цель, ориентир, задачи.

Цели должны быть измеримыми: если это проектная цель – определяется срок, на протяжении которого он должен быть реализован, если это процессная цель – должны быть указаны конкретные показатели и критерии приемлемости для оценки того, достигнута ли цель.

Отличается ли процесс планирования деятельности для сети аптек и ФЛП?

Как показывает практика, в Украине принято руководствоваться следующим принципом: чем меньше организация, тем меньше горизонт/период планирования. И наоборот, крупные компании планируют свою деятельность на долгий срок, поэтому в этом долгосрочном планировании появляются такие понятия/элементы планирования, как Миссия, Видение, Политика и т.д.

Тем не менее, убежден, что стратегическим планированием нельзя пренебрегать ни крупным компаниям, ни маленьким, таким как аптечные заведениям. Ведь таким образом можно предотвратить многие риски, определив и оценив их заранее.

Увы, мы относимся к формализации определенных процессов (в частности, разработки и регламентации процедур, составления алгоритмов действий в разных ситуациях и т.п.) как к негативному бюрократическому явлению, однако именно это и спасает обычно во внештатных ситуациях.

К слову, именно для небольших организаций, таких, как отдельная аптека, цена неготовности к внештатной ситуации является более высокой, нежели для больших компаний, которые априори более стабильны и инертны к нежелательным событиям.

Например, что делать, если по каким-либо причинам лишились руководителя (скажем, из-за внезапного увольнения)? К сожалению, для маленького заведения это обычно критическая ситуация. Чтобы уменьшить эту критичность, должен быть план действий! Именно подготовленные и проработанные планы действий во внештатных или ожидаемых, но нежелательных ситуациях делает организацию устойчивой к таким потрясениям, включая кадровые потери, пандемию или военные действия.

Понятно, что чаще всего ни у руководителей, ни у работников разных уровней организационной структуры нет желания задумываться над такими планами, но это в корне неверно!

Инструкции без практической отработки бессильны

Ознакомьтесь с опытом успешных западных или японских компаний. У них точно есть чему поучиться: что бы ни произошло, там знают, как действовать каждому. Яркое тому подтверждение из новейшей истории – самое масштабное землетрясение, повлекшее за собой взрыв и аварию на Первой Фукусимской АЭС. Несмотря на трагические обстоятельства, хаоса удалось избежать именно благодаря заранее разработанным инструкциям на подобный случай: куда звонить, кого вызвать, как позаботиться о себе и окружающих, кому именно и как помогать прибытию спасательных служб, медиков и т.д.

У нас же, даже если есть определенные инструкции по действиям в чрезвычайных ситуациях, их можно считать недействительными, ведь практических тренингов по их выполнению, как правило, не проводится.

Алгоритм действий недостаточно только прописать: теоретические знания нужно превратить в навыки, отрабатывая их на тренировках. Только так есть шанс выполнить все правильно, когда человек в растерянности находится в состоянии шока.

Это касается не только вопросов безопасности, но и технических, логистических, производственных аспектов. В начале полномасштабной войны в Украине мы видели ту же растерянность и шок и в бизнесе. Оказалось, что к такому не были готовы в большей степени маленькие предприятия.

Кто должен быть вовлечен в планирование?

В небольших организациях, например, аптеке, где работает в офисе 5-10 человек, привлекать всех нужно только на определенных этапах: при создании годового плана; формировании политик/целей/стратегии на год и дольше. В таком планировании должны участвовать, по крайней мере, руководители подразделений.

Когда планируется работа отдельного подразделения, достаточно привлечь только его руководителя.

Планирование vs управление

Каскадное планирование деятельности организации

В систему управления качеством (СУК) должен входить отдельный процесс – планирование.

«Собственником» этого процесса должно быть высшее руководство.

В табличке ниже определены основные аспекты планирования.

Система планирования деятельности компании обычно носит каскадный характер: от концептуальных основ ее существования до конкретных планов отдельных процессов, структурных подразделений и работников на разные сроки (неделя, квартал, год).

Миссия и Видение – осуществленные мечты

Миссия должна олицетворять ценность компании для общества (что мы должны/способны дать обществу, стране, миру? Кто мы в мире?) – разрабатывают собственник/директор.

Видение – наиболее обобщенный концепт, подготовленный владельцем. Взгляд на будущее компании, «путеводная звезда»: как мы видим компанию в отдаленном будущем. Вектор, определяющий «маршрут развития».

Кстати, если посмотреть на то, как формулируют свою Миссию известные успешные компании, сложно возражать против аксиомы: амбициозные цели – большие достижения:

Google: «Удобно организовать всю информацию в мире, сделать ее доступной и полезной для каждого»

Intel: «Создавать и улучшать компьютерные технологии для объединения и улучшения жизни каждого человека на Земле»

Ikea: «Улучшение повседневной жизни каждого».

Стратегия

На Миссии и Видении, о которых говорилось выше, основывается стратегия. Это следующий уровень планирования, который предполагает определение ключевых направлений деятельности компании на 3-5 лет (для «мирного» времени, без потрясений типа пандемии, войны и т.д.).

Основные инструменты разработки стратегии:

• SWOT-анализ (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Thereats),
• PESTLE (Политические, экономические, социальные, технологические, легальные, экологические) факторы.

Стратегия должна основываться на понимании того, что будет изменяться (анализ тенденций) каковы ценности компании.

Обычно это формулируется в виде текста до 2 страниц, без цифр.

Разрабатывает стратегию собственник/директор вместе с топ-менеджерами во время заседаний, которые часто называют «стратегическими сессиями». Есть мнение, что такие сессии должны проходить несколько дней, желательно – подальше от рабочих мест, где-то за городом, в творческой и свободной атмосфере.

Эти инструменты – несложны, их можно рекомендовать как крупным, так и маленьким компаниям. 

Политика в области качества

Даже если не считать этот элемент плана необходимым, он отражен в требованиях стандартов ISO серии 9000. Разрабатывается такая политика собственником и отражает основные намерения руководства по качеству продукции/услуг, соблюдению нормативных требований, удовлетворению потребностей заказчиков и других заинтересованных сторон.

Таким образом, стратегия и политика устанавливают ориентиры для формулирования целей для соответствующих процессов и подразделений.

Хотел бы подчеркнуть: все вышеперечисленные документы могут понадобиться при проведении тендеров, заключении сделок, при прохождении аудитов. Впрочем, некоторые конкретные цифры, цели, сроки могут представлять собой коммерческую тайну, документы только для внутреннего пользования.

Планы и бюджеты в пределах года

Планы низших уровней (годовые, квартальные и т.п.) носят тактический операционный характер и содержат измеряемые цели для всех процессов компании на соответствующий срок. Они направлены на реализацию Стратегии в течение кратковременных периодов.

Бюджеты (годовые, квартальные и т.п.) разрабатываются на основе соответствующих планов; определяют финансовые показатели, доходы и расходы компании, дополнительные ресурсы, необходимые для достижения целей.

Недельное планирование позволяет решать оперативные задачи и помогает информировать руководителей процессов о различных аспектах деятельности компании в текущем режиме (онлайн).

Совет: не пренебрегайте недельными планами! Они позволяют держать ситуацию под контролем и своевременно реагировать на любые изменения, ведь пока вы их согласовываете, получаете актуальную информацию. Для того чтобы такие совещания были действительно полезными, и не отрывали от работы:

1. установите их продолжительность и не выходите за эти рамки,
2. определите четкий список вопросов, обсуждаемых на еженедельных совещаниях. Например, по стандарту:
3. что с ресурсами?
4. что с исполнителями?
5. что со сроками?
6. что с результатами?

Риски могут стать возможностями

Компании, которые внедрили систему управления качеством (СУК), имеют «Реестры рисков и возможностей». Но немногие компании руководствуются этими сведениями, планируя свою деятельность. Остальные же составляют эти реестры только для получения соответствующего сертификата ISO. И зря, ведь речь идет о пуле очень полезной информации, которая в том числе поможет минимизировать или даже избежать рисков.

«Единственным препятствием для осуществления наших планов на завтра могут быть наши сомнения сегодня», – уверял Франклин Рузвельт. И с этим трудно не согласиться!