Переваги цифрової платформи фармаконагляду: досвід фармацевтичної компанії «Дарниця» та української філії STADA

В результаті дослідження було виявлено основний параметр оцінки ефективності цифрових платформ з фармаконагляду — зміна балансу розподілу робочого часу фахівців з рутинних операційних процесів (збір, обробка, внесення інформації в базу) на експертну роботу (оцінка ризиків, розробка нових рішень та вдосконалення системи фармаконагляду). Така зміна у процесах значно підвищує ефективність роботи окремих фахівців та системи фармаконагляду в цілому та дозволяє масштабувати без залучення значного ресурсу.

Такі етапи перебігу процесів фармаконагляду, як збір даних про безпеку препарату, обробка та структурування і рапортування в регуляторні органи, піддаються автоматизації. Завданням платформи з фармаконагляду має стати якісне та зручне виконання своєї структуруючої, та організуючої функцій незалежно від типу внутрішнього процесу роботи з інформацією в компанії. База має стати зручним допоміжним інструментом, та відповідати принципам ALCOA+. Ефективна платформа з фармаконагляду дає змогу приділити більше експертного часу для реалізації рішень щодо безпеки продуктів, натомість оптимізуючі процеси та функції, що піддаються автоматизації.

Основний параметр оцінки ефективності цифрових платформ з фармаконагляду — зміна балансу розподілу робочого часу фахівців з рутинних операційних процесів на експертну роботу.

З метою максимально продуктивної організації робочого часу фахівців з фармаконагляду фармацевтичних компаній, косметичних компаній, виробників БАДів, медичних виробів та ветеринарних препаратів, ми вивчили фактори, що визначають ефективність роботи цифрової бази даних з фармаконагляду, на прикладі розробки та аналізу платформи OtiPharm® Data Pro.

Перш за все дослідники розділили ці фактори на дві групи: вузькоспеціалізовані, експертні, в яких першочергове значення має відповідність процесам і процедурам фармаконагляду як системи; і неспеціалізовані, тобто такі, що впливають на користувацький досвід експертів при роботі з системою, на якість та продуктивність результатів їхньої роботи та гнучкість – швидкість, з якою система та люди які з нею працюють, здатні реагувати на зміни.

Роботу з першою групою почали з вивчення критичних процесів фармаконагляду, а саме:

1. постійний моніторинг профілю безпеки та оцінки співвідношення користь/ризик лікарських засобів;
2. створення, оцінка та імплементація систем управління ризиками та оцінка ефективності мінімізації цих ризиків;
3. планування, підготовка подання регулярно оновлюваних звітів з безпеки до регуляторних органів;
4. виконання зобов’язань та відповіді на запити від уповноважених органів, з наданням коректної достовірної інформації в повному обсязі;
5. забезпечення взаємодії між системою фармаконагляду та системою контролю якості лікарських засобів;
6. інформування пацієнтів та спеціалістів системи охорони здоров’я, щодо змін у співвідношенні користь/ризик лікарського засобу, з метою його ефективного та безпечного застосування;
7. внесення змін до реєстраційних матеріалів на лікарські засоби протягом терміну дії реєстраційних посвідчень з питань безпеки, з урахуванням ступеню терміновості;
8. збір, обробка, управління, контроль якості, збір необхідної відсутньої інформації, кодування, класифікація, виявлення дублікатів, оцінка та своєчасне рапортування про випадки побічних реакцій;
9. управління сигналами;
10. комунікація з питань безпеки лікарських засобів між власниками реєстраційних посвідчень та уповноваженими органами;
11. оновлення інформації про лікарські засоби відповідно до сучасних наукових медичних даних, включаючи висновки з оцінки та рекомендації відповідного уповноваженого органу.

Впровадження електронної платформи відчутно впливає на ефективність для компанії при спрощенні роботи мінімум чотирьох з них.

 Для зручності ці критичні процеси розділили на ключові етапи:

• Безперервний збір даних про безпеку препарату чи продукту, що надходять з різних джерел;
• Обробка, аналіз, оцінка та структурування отриманої інформації, її кодування;
• Рапортування в регуляторні органи;
• Вживання всіх необхідних заходів для максимально безпечного використання продукту.

Всередині компаній обслуговування всього процесу відбувається по-різному. Є підходи, коли фахівець чи відділ відповідає за повний цикл роботи з інформацією про продукт від початку до кінця. Натомість, в інших компаніях, робота з фармаконагляду розбивається на різні етапи, за які відповідають цілі відділи, або ж філії-представництва в різних країнах, вже з своєю індивідуальною організацією процесу. Тож автори провели аналіз таких чинників, як зручність користування цифровою платформою вплине на якість обробки даних.

Juhani Iivari (University of Oulu) в своєму дослідженні моделі успіху інформаційних систем, показав, що сприйнята якість системи є предиктором її використання користувачами, та статистично впливає на продуктивність системи.

База має стати зручним допоміжним інструментом, а не новим реформаторським викликом для працівників, та при цьому відповідати принципам ALCOA+ розробленими регулятором для роботи з інформаційними системами в межах сертифікації.

Також, група авторів, на чолі з Jung-Fan Chen з National Kaohsiung University of Applied Sciences, Kaohsiung, Taiwan, провели дослідження в якому визначили як фактор «ставлення до використання» вплине на модель успіху інформаційної технології. Результати показують, що на «ставлення до використання» суттєво і позитивно впливають сприймана корисність, сприймана простота використання та задоволеність користувачів.

Отже, автори дійшли до висновку, що завданням платформи з фармаконагляду має стати якісне та зручне виконання своєї структуруючої, та організуючої функцій незалежно від типу внутрішнього процесу роботи з інформацією в компанії.

База має стати зручним допоміжним інструментом, а не новим реформаторським викликом для працівників, та при цьому відповідати принципам ALCOA+ розробленими регулятором для роботи з інформаційними системами в межах сертифікації.

Для цього було залучено компанію OtiPharm® Research, фахівці якої обслуговують різні фармацевтичні компанії в сфері фармаконагляду, написання медичних звітів та процедур реєстрації. 43 працівники компанії виявили готовність консультувати розробників на етапі створення цифрового рішення для фармаконагляду, починаючи від рядових спеціалістів з фармаконагляду до QPPV кількох фармацевтичних компаній.

Також з метою створити інтуїтивну екосистему, що стане органічним продовженням експерта, автори залучали до консультування медичних директорів для формвання комплексного бачення потреб усіх учасників процесу фармаконагляду в фармацевтичній компанії.

Основні критерії

Один із критеріїв досягнення — можливість спеціаліста опанувати навик користування базою з першого ж інструктажу та заощадити часові та людські ресурси компанії, що витрачаються при впровадженні системи. Цей критерій визначено як предиктор синергії при взаємодії між різними відділами компанії в при роботі з інформацією, а рівень користувачів при цьому має відрізнятись від базового спеціаліста з фармаконагляду чи відділу якості до експерта рівня QPPV міжнародної компанії та RA. Для вирішення такого складного завдання в розробці архітектури інтерфейсу спеціально залучили фахівців по UI/UX дизайну.

Аналіз показав, що від 25 % до 45% часу, а з ним і уваги, втрачається під час пошуку необхідних документів, форм для заповнення та консультування і взаємодії з іншими відділами. При цьому ризик того, що фахівець переключиться на інший аспект діяльності, не завершивши попередній, або обере легшу менш експертну задачу, зростає пропорційно з рівнем втоми працівника та обернено пропорційно часу до завершення робочого дня.

Після серії проведених глибинних інтерв’ю з фахівцями галузі та досліджень користувацького шляху експерта, було визначено ключову робочу одиницю системи OtiPharm® Data Pro — «картку продукту».

Її ядром стали документи життєвого циклу продукту, а елементами — вся наявна інформація про нього.

Працюючи з нею, фахівцю не потрібно переключатись між різними папками, документами та таблицями. Вся наявна інформація, що є в компанії щодо продукту, зосереджена в ній. Навіть функція літературного пошуку, що є автоматизованою та вбудованою в систему, та додатково невід’ємна і така важлива можливість електронного обміну інформацією з регуляторами.

Немає потреби при зосередженій діяльності покидати систему та відволікатись.

Інформація рухається по ній від периферії до центру диференціюючись і ускладнюючись на кожному з етапів

Структура та алгоритми

Система створена таким чином, щоб гарантувати, що інформація у зібраних повідомленнях є достовірною, розбірливо написаною, точною, послідовною, її можливо перевірити і вона є максимально повною для її клінічної оцінки.

Усі повідомлення, що містять дані з фармаконагляду, повинні реєструватись й архівуватись відповідно до діючих вимог щодо захисту інформації.

В момент входження інформація повинна одразу структуруватись по категорії, до якої її віднести, до прикладу як от повідомлення про безпеку:

• повідомлення, що надходять без запиту (unsolicited reports)

— Спонтанні повідомлення

— Повідомлення з літератури

— Повідомлення з інших джерел

• повідомлення, що походять із джерел з організованою системою збору даних (solicited reports)

Оформлені поля одразу проводять по спеціальному алгоритму внесення даних та мінімізують ризик помилки чи неправильного введення.

Автоматизується процес перевірки на дублікат на етапі внесення, та в разі підозри сигналізує про це. Підтвердження дублікатів виконується в ручному режимі.

Для злиття випадків у базі даних фармаконагляду створюється «головний випадок» (master case).

Ще один з критичних процесів фармаконагляду — сигнали. Формулювання гіпотез щодо нових можливих побічних реакцій (ПР) і є процесом виявлення сигналу.

Для якісного супроводу цього процесу в картці створений спеціальний розділ. В даному розділі повідомлення про підозрювану ПР переходить в напівавтоматичну систему моніторингу і залишається в цьому стані, або переходить до наступної фази затвердження у відповідності до інформації, що доповнюється.

Чи не першим функціоналом для роботи є робота зі зверненнями. Адже в зверненнях вноситься інформація щодо будь-яких подій, повʼязаних з лікарським засобом (рекламації щодо якості, побічні реакції, скарги споживачів). В даному випадку платформа відіграє роль екосистемної оболонки, що обʼєднує крос функціональних експертів різних напрямків (служба якості, медична служба, регуляторна служба, фармаконагляд). Можливість проводити необхідні розслідування щодо звернень, валідація та переведення (при наявності критеріїв) до побічних реакцій забезпечує екосистемність на рівні всього фармпідприємства.

Гнучкість. Репутація

Репутація компанії щодо безпеки її препаратів будується на здатності швидко і відкрито надавати інформацію регуляторам і споживачам. Сповільнені та негнучкі процеси можуть викликати підозру недостатньої прозорості в діях компанії, чи непріоритетності безпекових аспектів. Суб’єктивне сприйняття ризиків від прийому лікарських засобів клієнтами щораз посилюється через увагу до цієї теми в соцмережах.

Окрема проблема: офіси фармацевтичних компаній можуть знаходитись в різних країнах, та часових поясах, при цьому працівники знаходячись у відрядженні чи на виробництві не завжди мають оперативний доступ до комп’ютера. Розробники вирішили це питання безперервним доступом до платформи 24/7 не тільки з комп’ютера, а й з планшету або телефону, при спеціальній захищеній авторизації.

Також такий підхід дозволяє QPPV та Regulatory Affairs самостійно мати доступ до будь якої необхідної інформації стосовно фармаконагляду моніторячи її через платформу, а аудиторський цифровий слід розділяє та персоналізує відповідальність за виконану роботу чи внесені дані кожним з працівників відділу.

Для узагальнення досвіду, проведено огляд восьми фармацевтичних компаній, яким встановлювалась досліджувана цифрова платформа OtiPharm® DataPro із загальним числом користувачів 88.

За цей період часу повторних звернень за додатковими консультаціями, щодо користування базою звернулося 7 чоловік. Із них 6 користувачів з приводу розробленого нового блоку ще до його презентації, і тільки один користувач потребував додаткового консультування щодо основного функціоналу цифрової платформи. Досліджували також термін імплементації бази та кількість повторних запитів для додаткового інструктажу.

Результати та відгуки користувачів

Розробники бази даних запевняють, що імплементація та переніс даних займає лише до двох місяців часу. Чи це правда?

Дійсно, імплементація бази відбулась протягом двох місяців із повним переносом всієї інформації по препаратам та всім побічним реакціям.

А які враження у менеджерів від роботи з базою даних?

– Дуже зручна картка препарату, легко і зручно працювати коли все в одному місці. Не потрібно шукати та відкривати різні папки та документи при формуванні звіту.

Як відбувалась імплементація у вашому випадку?

– Усі зобов’язання, які Компанія ТОВ «Отіфарм Дата Про» взяла на себе в рамках співпраці з фармацевтичною компанією ʼДарницяʼ, виконані повною мірою. Хочемо відзначити ефективну організацію процесу перенесення даних: з моменту передачі нами заповнених форм, перенесення даних в систему, перевірка та імплементація платформи тривали три тижні замість очікуваних двох місяців.

Наскільки гнучкі постачальники послуг цифрової платформи? Які доопрацювання відбувались на прохання замовника?

– З метою ефективного управління інформацією про побічні реакції на ранньому етапі розробники створили додатковий модуль «Звернення». Модуль повністю відповідає нашим очікуванням та потребам. Згодом в процесі експлуатації модулю «Звернення» виникла необхідність створення додаткових полів для внесення даних і Компанія-розробник платформи Otipharm Data Pro® виконала цю задачу з випередженням терміну більш ніж на тиждень. Це сприяло прискоренню імплементації нової процедури в компанії.

Швидкість і комплексність: досвід «Дарниці»

Розгорнутий коментар щодо переваг нового інструменту дав директор з регуляторних питань фармацевтичної компанії «Дарниця» Олександр Торгун:

Після року експлуатації платформи можемо виділити її основну перевагу — це комплексний продукт, в якому всі складові пов’язані в єдину систему. Ми позитивно оцінюємо модулі «Препарати», «Побічні реакції», «Сигнали» та «Пошук літератури», вони відповідають сучасним запитам фармаконагляду та задачам, які стоять перед маркетуючою компанією на 16 ринках.

База даних платформи фармаконагляду включає інформацію про всі лікарські засоби «Дарниці», а це понад 230 записів, а також понад 650 записів про побічні реакції. Можливість передавати інформацію про побічні реакції в Державний експертний центр за допомогою онлайн каналу з використанням файлів формату .xml пришвидшує та спрощує роботу фахівцям «Дарниці» і, водночас, підвищує лояльність експертів регуляторного органу. Отримуючи інформацію про побічні реакції з ДЕЦ в електронному вигляді в загальноприйнятому форматі E2B ми можемо вносити її в базу даних за лічені секунди. В минулому цей процес займав від 10 хв до 1 години. Загалом, економія часу після переходу на електронну платформу фармаконагляду становить від 2 до 5 годин щомісяця і цей час фахівці використовують для інтелектуальної експертної роботи.

Прикладом ефективної співпраці з розробником є створення модуля «Звернення» на замовлення «Дарниці». Завдяки цьому модулю ми можемо фіксувати не тільки повідомлення з фармаконагляду, а абсолютно всі профільні звернення: з питань якості препаратів, їх раціонального застосування, навіть пошук того чи іншого препарату, в якому пацієнту або лікарю допомагають фахівці «Дарниці», теж можна відслідкувати від моменту звернення до того часу, коли респондент отримав відповідь. Ми залучили до опрацювання звернень служби якості та уповноважених осіб з якості, а також спеціалістів медичного департаменту, щоб у найкоротші терміни надавати комплексну кваліфіковану відповідь на нестандартні питання. Таким чином опрацьовано понад 50 звернень і частина респондентів отримала відповідь у день звернення. Ми не залишаємо без відповіді жодне звернення, адже конструктивний зворотній зв’язок – це ключова перевага Дарниці в процесі фармаконагяду.

Широкий функціонал бази даних дозволяє нам використовувати її як платформу для зберігання документації, наприклад бекапування щотижневого звіту моніторингу літератури. Велику увагу ми приділяємо питанню збереження інформації для використання її у майбутньому. Ця потреба виникла при підготовці Регулярно оновлюваних звітів з безпеки (PSUR). В залежності від діючої речовини, PSUR готуються з різною періодичністю, аж до 25 років. База даних дає можливість зберегти інформацію, знайдену під час моніторингу літератури, і використовувати безпосередньо публікацію чи її контент в майбутньому.

Структуровані висновки

Сучасні обчислювальні алгоритми здатні спростити діяльність пов‘язану з фармаконаглядом на етапах

збору:

• відфільтровувати інформацію;
• ресьорчити в напівавтоматичному режимі по заданим критеріям;
• приймати повідомлення в очікуванні обробки її фахівцем;
• накопичувати недиференційовану інформацію;

структурування та попереднього аналізу:

• обробка;
• управління;
• контроль якості;
• виявлення необхідної відсутньої інформації;
• кодування;
• класифікація;
• виявлення дублікатів;
• управління сигналами.

обміну інформацією:

• своєчасне рапортування про випадки побічних реакцій;
• відправка звітів;

комунікаційних екосистемних рішень:

• можливість працювати декільком крос-функціональним експертам (якість, медична служба, регуляторна служба, фармаконагляд) зі зверненнями
• фіксація розслідувань на звернення
• можливість моніторингу ходу проведення розслідувань на звернення (рекламацій)

Продуктивність цих процесів істотно вища при високій сприйманій простоті використання та задоволеності користувачів.

Отже, з усіх ключових етапів, виділених на початку дослідження, піддаються автоматизації та безперервному процесу вдосконалення перших три:

1. Безперервний збір даних про безпеку препарату чи продукту, що надходять з різних джерел;
2. Обробка, аналіз, оцінка та структурування отриманої інформації, її кодування;
3. Рапортування в регуляторні органи;

Разом з тим останній етап — прийняття рішень, а саме «Вживання всіх необхідних заходів для максимально безпечного використання продукту», залишається абсолютною прерогативою експертів з фармаконагляду.

Отже, ефективна платформа з фармаконагляду дає змогу приділити більше експертного часу для реалізації рішень щодо безпеки продуктів, натомість оптимізуючі процеси та функції, що піддаються автоматизації.

Література

1. HMA (2012). Guideline on good pharmacovigilance practices: Module I – Pharmacovigilance systems and their quality systems.
2. Juhani Iivari (2005). An empirical test of the DeLone-McLean model of information system success. SIGMIS Database 36, 2 (Spring 2005), 8–27. DOI:https://doi.org/10.1145/1066149.1066152
3. Chen, J.-F., Chang, J.-F., Kao, C.-W. and Huang, Y.-M. (2016), «Integrating ISSM into TAM to enhance digital library services: A case study of the Taiwan Digital Meta-Library», The Electronic Library, Vol. 34 No. 1, pp. 58-73. https://doi.org/10.1108/EL-01-2014-0016
4. U.S. Department of Health and Human Services, Food and Drug Administration. Guidance for Industry (2003). Part 11. Electronic Records; Electronic Signatures — Scope and Application. https://www.fda.gov/media/75414/download
5. EMA (2012). CHMP Guideline on detection and management of duplicate individual cases and Individual Case Safety Reports (ICSRs)