Центральный склад в аптечной сети: За и Против

27 февраля в Киево-Могилянской бизнес-школе эксперты аптечного ритейла обсудили аргументы «за» и «против» в вопросе наличия центрального склада в аптечной сети и его влияния на всю цепь поставок в фармацевтической отрасли. Инициаторами события выступили консалтинговая компания Apple Consulting® и бизнес школа kmbs.

Сторонниками консолидации запасов в одном месте хранения на центральном складе выступили Светлана Емцева, исполнительный директор ООО «Концепт-Стор» (проект Аптеки будущего) и Георгий Шейко, коммерческий директор ТОВ «СУМАТРА-ЛТД» (сеть магазинов формата drogerie «Космо» и аптечная сеть «КОСМО Аптека»). Светлана поделилась опытом работающего центрального склада (ЦС), указав, каких амбициозных показателей оборачиваемости (18 дней совокупный запас на аптеках и ЦС) и надежности (снижение уровня дефектуры до 4%) им удалось добиться, а Георгий рассказал о причинах создания, сложностях в изменении операционных процессов компании и о первых результатах от подключения части аптек «КОСМО» к созданному ЦС.

Другую точку зрения высказал еще один эксперта бизнес-ринга – Дмитрий Майстренко, Первый заместитель генерального директора «ТАС-Фарма» (Аптеки TAS). Он высказался о причинах, которые сдерживают аптечную сеть от создания ЦС, и пояснил, с помощью каких мер Аптеки TAS справляются с дефектурой медпрепаратов и высокими запасами.

Живость и содержательность обсуждения постоянно поддерживала аудитория события, среди которой были представители аптечных сетей, производителей лекарственных средств и профильных фармацевтических изданий.

Динамику и соблюдение правил дискуссии помогал выдержать модератор бизнес-ринга – Андрей Колотов, партнер и руководитель ТОС-практики Apple Consulting®.

Некоторые цитаты участников бизнес-ринга:

О специфике рынка, регулярности поставок и высоких запасах

Дмитрий Майстренко: «Мы работаем на жестком сезонном рынке, где стабильный спрос существует только на часть позиций, а по остальным – это абсолютно непредсказуемая ситуация, поэтому постоянная попытка его угадать. Поэтому вопрос товарного запаса в сети – это, с одной стороны, всегда управленческое решение, стремящееся соблюсти баланс замороженных денег (больше запаса, больше ассортимент), а с другой стороны, существует грань, выход за пределы которой является безумством. Есть также ряд позиций, которые редко продаются, но ты обязан их держать в ассортименте».

Георгий Шейко: «В отличие от других ритейлов, в аптеке не удовлетворяют потребность, а решают проблему. Это кардинально меняет подход покупателя. Если покупатель не купил флакон духов, он расстроен, а вот если он не купил лекарство – он боится. Таким образом, фармацевт просто обязан иметь целый набор инструментов (лекарства) и предложить потребителю выбор. Нужда иметь широкий ассортимент продиктована не тем, что мы хотим на каждом товаре заработать, а в том, чтобы покупатель воспринимал нас как аптеку–эксперта, которая помогает решить его проблему.

Спрос на медпрепараты имеет сезонность, но все равно из года в год набор востребованных медикаментов разный. Поэтому аптечный ритейл вынужден брать лекарства впрок, наращивая свои запасы и замораживая финансы: никто не знает, что «выпадет» на этот раз.

Светлана Емцева: «Нас всех учили еще в институтах, как спланировать объем продаж по каждой позиции. Но будучи уже 15 лет в данной отрасли, я никогда этого не делала – это не реально! Рынок каждый год себя ведет по-разному. Любопытно, мы даже как-то стали заливать в систему закупок такие показатели, как температура воздуха и количество осадков, но даже эти меры не помогут нам получить точные прогнозы. Это объективная реальность фармрынка, и ты вынужден перестраховываться запасами».

Андрей Колотов: «Резюмируя сказанное экспертами, можно выделить следующие факторы, усложняющие работу аптек: 1) прогноз на количественном уровне не точен; 2) широту ассортимента, которую захочет рынок, угадать в полной мере невозможно; 3) высокая конкуренция на рынке заставляет аптеки искать точки дифференциации; 4) впечатление о хорошем наличии в аптеке (у нас все есть) – важный фактор отношения покупателя ко всей сети.

Отдельный комментарий по «единичкам» (позициям, которые продаются редко, но обязаны быть в ассортименте аптеки и хранятся в размере 1 штуки): в этом вопросе мы часто путаем причину и следствие. Распространенное мнение: раз у нас рынок непредсказуем, мы вынуждены держать много «единичек». На самом деле все наоборот: по ряду «единичек» потребитель в аптеке не увидел наличие и отсюда сделал вывод, что этих позиций нет, посему и спрос незначительный. Правило актуальности ассортимента в аптеке: чем выше % единичек в ассортименте аптеки, тем менее актуален ассортимент, который находится в данном объекте».

Время пополнения и Центральный склад

Дмитрий Майстренко: «При ежедневной поставке товара поставщиками (анализ спроса и продаж – 1 день, привоз товара – 1 день) все равно время пополнения не менее недели, а то и больше. Потому как, например, если день продаж – пятница, а суббота и воскресенье – нет пополнения, или если имеет отказы поставщиков, тогда время пополнения минимум 1 неделя. Даже при ежедневном заказе (а формула в системе – круче высшей математики), все равно есть вещи, которые невозможно предугадать.

Андрей Колотов: «Если аптека по каким-то позициям имеет политику «запас на 2 недели», то даже при ежедневном заказе эти позиции в заказ не попадут, потому говорить в такой ситуации о времени пополнения в 1 день просто не приходится, даже при условии ежедневного пополнения поставщиками. Я бы хотел развеять «иллюзию» о времени пополнения в 1 день: на самом деле каждый день ко мне не ездят те позиции, которые проданы вчера, соответственно, время пополнения чаще превышает 1 день. И это диктует необходимость держать высокие запасы в аптеке, тем не менее, именно в этих политиках кроется первый потенциал для улучшения уровня запасов в аптеках.

Первый шаг для улучшения ситуации – это сокращение времени пополнения за счет смены политики заказа (когда заказ делается только после попадания запаса по позиции в какой-то установленный минимально допустимый уровень). Что вам мешает заказывать то, что продано сегодня уже сегодня, зачем ждать?

Если прогноз на уровне ЦС точнее, чем на уровне одной конкретной аптеки, и в традиционной системе на каждой аптеке нужно держать по каждой позиции подстраховку, то что будет с позициями по подстраховке, если мы перенесем ее на ЦС? Что больше – суммарный запас на аптеках или на ЦС?»

Георгий Шейко: «В первую очередь в дефектуру попадает категория А (наиболее часто спрашиваемый товар), но его все аптеки закупают. Поэтому большинство закладывают подстраховку по этим позициям, минимум – неделя (т.н. запас прочности). Соответственно, точка заказа возникает в момент дохода до минимального уровня, а не сразу после продажи одного дня. К тому же, мы не можем возить товар каждый день – слишком много транзакций возникает.

Сам фактор агрегации запасов на ЦС увеличивает доступ всех аптек к товару. Мало того, дает мне 1 точку контроля, упрощает и «опрозрачивает» систему. Когда я смотрю на агрегирующую точку для всей сети, начинаю замечать проблемы существенно раньше. Это позволяет мне делать суммарный агрегированный заказ для всех аптек, и вопрос с минимальной партией у меня отпадает.

Накопление запасов в аптеках начинается с того, что кто-то сверху сказал: «Надо продать 100 тыс. штук» (производитель), и все начинают «проталкивать» очередную новинку. Пока система так работает, прогноз на уровне дистрибьютора не будет точен и дистрибьютор по определению не сможет быть должной заменой ЦС аптеки. На данном этапе во всей цепи поставок (производитель – дистрибутор – аптечная сеть) основной запас хранится в аптеках – в местах с наибольшим колебанием спроса. Таким образом, нередко вызывается искусственный спрос (когда дистрибьюторы стимулируют продажи скидками и аптеки закупают по принципу наименьшей цены)».

Дмитрий Майстренко: «Я для себя еще не принял окончательное решение о необходимости ЦС. Ведь мы же еще постоянно сталкиваемся с дефектурой у дистрибьютора (средний уровень надежности поставок – 75-80%). К тому же, возникает другой вопрос: покроют ли выгоды от введения ЦС затраты на его создание? Я предпочитаю, чтобы основные процессы были на аутсорсинге, мы никогда не станем лучше профессионального дистрибьютора. У каждой компании свой путь, если у одной компании это сработало, не факт, что сработает у другой.

Светлана Емцева: «Когда мы создали ЦС и стали пополнять запасы с него, каждая «единичка», проданная сегодня, уже через 2-3 часа снова была на полке. Мы делали пополнение с ЦС 2 раза в день. Может ли дистрибьютор такое сделать? Нет. В ЦС же у меня такие позиции имеют запас больше, чем 1 или даже 2. В системе с ЦС период нахождения «нуля в нуле» сведен до полудня. И это позволяет мне судить о том, когда я из единицы могу сделать двойку, а когда – наоборот.

Андрей Колотов: «В отношении дистрибуторов, аптечные сети могут делать выбор: дождаться, пока дистрибьютор станет надежным и будет пополнять то, что продано вчера (но это сразу станет доступно всем конкурентам и конкурентного преимущества не будет), либо начать работать над впечатлением о хорошем наличии в глазах потребителей, не дожидаясь дистрибьюторов и производителей».