Планирование – критическая необходимость в критические времена

Журналист, редактор The PharmaMedia

Иллюстрация Оксана Сотникова

Планирование во время войны по многим причинам является сложной задачей, но именно в такие времена планированию следует уделять максимальное внимание.

Почему это так, объясняет Вячеслав ЛЕБЕДИНЕЦ, доктор фармацевтических наук, профессор кафедры управления и экономики фармации ИПКСФ Национального фармацевтического университета.

«Step by step» к поставленным целям

Терминология – важна

Само слово «план» происходит от латинского planum – плоскость, ровное место, контур подошвы, другое его значение – ясный, четкий, понятный.

Исторически этот термин использовался как список задач для исполнителей, описание согласованных действий, формулирование показателей деятельности.

В нашем современном понимании планирование – это процесс определения целей и порядка действий, которые будут служить достижению поставленных целей.

Таким образом, планирование – это путь к цели, который мы преодолеваем определенными «шагами» – действиями/задачами/показателями. Отсюда и изречения: «искусство малых шагов», «Step by step».

Считается, что именно метод пошагового планирования наиболее продуктивен в период неопределенности. Ведь, как утверждал Р.Эмерсон: «Ничто так не удивляет и не радует людей, как здравый смысл и действия по плану».

Почему именно в кризис планирование чрезвычайно важно?

Как утверждают нейропсихологи, в процессе планирования человек задействует множество участков головного мозга, а это особенно актуально именно в период трагических чрезвычайных событий, потому что переключает внимание, существенно снижая риск развития психических расстройств и потери здравого смысла. Причем это касается всех сфер жизнедеятельности человека: от бытового – ведения домохозяйства, планирования маршрутов перемещений, планирования алгоритма своих действий в различных ситуациях (как вот для нас сейчас актуальны: отключение электроэнергии, воздушные тревоги и т.п.) – до бизнес-планирования.

«Планы – ничто, планирование – все!», – метко замечал Д.Эйзенхауэр.

Действительно, детали плана, разработанного на длительное время, часто бывают неправильными. В то же время, процесс планирования требует тщательного изучения возможных вариантов развития событий, моделирования непредвиденных обстоятельств, наличия нужных ресурсов и т.п. Соответствующие знания часто имеют решающее значение для правильного выбора действий в будущем.

Именно поэтому, чем тщательнее планирование, тем больше вероятность принятия правильных решений и выполнения правильных действий.

Практические аспекты планирования с точки зрения менеджмента

В соответствии с действующими стандартами в сфере менеджмента

Планирование в контексте управления (согласно ДСТУ ISO 9000: 2015, п. 3.3.3. Далее – ISO 9000) – это скоординированные действия по направлению и контролю деятельности организации.

Как установить цель?

Основной составляющей планирования является, безусловно, цель – это результат которого мы должны достичь. Цели могут быть:

  • стратегическими,
  • тактическими,
  • оперативными.

Цели могут относиться к различным сферам деятельности. К примеру, финансовые; цели по охране здоровья и безопасности труда; экологические и т.д.

Их можно применять на разных уровнях – от общих для всей организации до целей проекта или для продукции/процесса.

Формулировать цель можно любым способом:

  • как запланированный результат,
  • как назначение,
  • как операционный критерий,
  • с использованием синонимов: цель, ориентир, задачи.

Цели должны быть измеримыми: если это проектная цель – определяется срок, на протяжении которого он должен быть реализован, если это процессная цель – должны быть указаны конкретные показатели и критерии приемлемости для оценки того, достигнута ли цель.

Отличается ли процесс планирования деятельности для сети аптек и ФЛП?

Как показывает практика, в Украине принято руководствоваться следующим принципом: чем меньше организация, тем меньше горизонт/период планирования. И наоборот, крупные компании планируют свою деятельность на долгий срок, поэтому в этом долгосрочном планировании появляются такие понятия/элементы планирования, как Миссия, Видение, Политика и т.д.

Тем не менее, убежден, что стратегическим планированием нельзя пренебрегать ни крупным компаниям, ни маленьким, таким как аптечные заведениям. Ведь таким образом можно предотвратить многие риски, определив и оценив их заранее.

Увы, мы относимся к формализации определенных процессов (в частности, разработки и регламентации процедур, составления алгоритмов действий в разных ситуациях и т.п.) как к негативному бюрократическому явлению, однако именно это и спасает обычно во внештатных ситуациях.

К слову, именно для небольших организаций, таких, как отдельная аптека, цена неготовности к внештатной ситуации является более высокой, нежели для больших компаний, которые априори более стабильны и инертны к нежелательным событиям.

Например, что делать, если по каким-либо причинам лишились руководителя (скажем, из-за внезапного увольнения)? К сожалению, для маленького заведения это обычно критическая ситуация. Чтобы уменьшить эту критичность, должен быть план действий! Именно подготовленные и проработанные планы действий во внештатных или ожидаемых, но нежелательных ситуациях делает организацию устойчивой к таким потрясениям, включая кадровые потери, пандемию или военные действия.

Понятно, что чаще всего ни у руководителей, ни у работников разных уровней организационной структуры нет желания задумываться над такими планами, но это в корне неверно!

Инструкции без практической отработки бессильны

Ознакомьтесь с опытом успешных западных или японских компаний. У них точно есть чему поучиться: что бы ни произошло, там знают, как действовать каждому. Яркое тому подтверждение из новейшей истории – самое масштабное землетрясение, повлекшее за собой взрыв и аварию на Первой Фукусимской АЭС. Несмотря на трагические обстоятельства, хаоса удалось избежать именно благодаря заранее разработанным инструкциям на подобный случай: куда звонить, кого вызвать, как позаботиться о себе и окружающих, кому именно и как помогать прибытию спасательных служб, медиков и т.д.

У нас же, даже если есть определенные инструкции по действиям в чрезвычайных ситуациях, их можно считать недействительными, ведь практических тренингов по их выполнению, как правило, не проводится.

Алгоритм действий недостаточно только прописать: теоретические знания нужно превратить в навыки, отрабатывая их на тренировках. Только так есть шанс выполнить все правильно, когда человек в растерянности находится в состоянии шока.

Это касается не только вопросов безопасности, но и технических, логистических, производственных аспектов. В начале полномасштабной войны в Украине мы видели ту же растерянность и шок и в бизнесе. Оказалось, что к такому не были готовы в большей степени маленькие предприятия.

Кто должен быть вовлечен в планирование?

В небольших организациях, например, аптеке, где работает в офисе 5-10 человек, привлекать всех нужно только на определенных этапах: при создании годового плана; формировании политик/целей/стратегии на год и дольше. В таком планировании должны участвовать, по крайней мере, руководители подразделений.

Когда планируется работа отдельного подразделения, достаточно привлечь только его руководителя.

Планирование vs управление

Каскадное планирование деятельности организации

В систему управления качеством (СУК) должен входить отдельный процесс – планирование.

«Собственником» этого процесса должно быть высшее руководство.

В табличке ниже определены основные аспекты планирования.

Система планирования деятельности компании обычно носит каскадный характер: от концептуальных основ ее существования до конкретных планов отдельных процессов, структурных подразделений и работников на разные сроки (неделя, квартал, год).

Основные аспекты планирования
Поставщики входов Входы Выходы Потребители выходов
Все процессы организации 1. Ожидание владельца 1. Миссия, Видение Все процессы организации
Внешняя среда 2. Отчеты по результатам маркетинговых исследований 2. Стратегия Внешняя среда
3. Результаты аудитов, исследований 3. Политика в области качества
4. Фактические данные выполнения планов и бюджетов 4. Планы (годовые, квартальные, недельные)
5. Руководство по качеству 5. Бюджеты
6. Результаты мониторинга удовлетворенности заинтересованных сторон и т.д. 

Миссия и Видение – осуществленные мечты

Миссия должна олицетворять ценность компании для общества (что мы должны/способны дать обществу, стране, миру? Кто мы в мире?) – разрабатывают собственник/директор.

Видение – наиболее обобщенный концепт, подготовленный владельцем. Взгляд на будущее компании, «путеводная звезда»: как мы видим компанию в отдаленном будущем. Вектор, определяющий «маршрут развития».

Кстати, если посмотреть на то, как формулируют свою Миссию известные успешные компании, сложно возражать против аксиомы: амбициозные цели – большие достижения:

Google: «Удобно организовать всю информацию в мире, сделать ее доступной и полезной для каждого»

Intel: «Создавать и улучшать компьютерные технологии для объединения и улучшения жизни каждого человека на Земле»

Ikea: «Улучшение повседневной жизни каждого».

Стратегия

На Миссии и Видении, о которых говорилось выше, основывается стратегия. Это следующий уровень планирования, который предполагает определение ключевых направлений деятельности компании на 3-5 лет (для «мирного» времени, без потрясений типа пандемии, войны и т.д.).

Основные инструменты разработки стратегии:

  • SWOT-анализ (Strengths, Weaknesses, Opportunities and Thereats),
  • PESTLE (Политические, экономические, социальные, технологические, легальные, экологические) факторы.

Стратегия должна основываться на понимании того, что будет изменяться (анализ тенденций) каковы ценности компании.

Обычно это формулируется в виде текста до 2 страниц, без цифр.

Разрабатывает стратегию собственник/директор вместе с топ-менеджерами во время заседаний, которые часто называют «стратегическими сессиями». Есть мнение, что такие сессии должны проходить несколько дней, желательно – подальше от рабочих мест, где-то за городом, в творческой и свободной атмосфере.

Эти инструменты – несложны, их можно рекомендовать как крупным, так и маленьким компаниям. 

Политика в области качества

Даже если не считать этот элемент плана необходимым, он отражен в требованиях стандартов ISO серии 9000. Разрабатывается такая политика собственником и отражает основные намерения руководства по качеству продукции/услуг, соблюдению нормативных требований, удовлетворению потребностей заказчиков и других заинтересованных сторон.

Таким образом, стратегия и политика устанавливают ориентиры для формулирования целей для соответствующих процессов и подразделений.

Хотел бы подчеркнуть: все вышеперечисленные документы могут понадобиться при проведении тендеров, заключении сделок, при прохождении аудитов. Впрочем, некоторые конкретные цифры, цели, сроки могут представлять собой коммерческую тайну, документы только для внутреннего пользования.

Планы и бюджеты в пределах года

Планы низших уровней (годовые, квартальные и т.п.) носят тактический операционный характер и содержат измеряемые цели для всех процессов компании на соответствующий срок. Они направлены на реализацию Стратегии в течение кратковременных периодов.

Бюджеты (годовые, квартальные и т.п.) разрабатываются на основе соответствующих планов; определяют финансовые показатели, доходы и расходы компании, дополнительные ресурсы, необходимые для достижения целей.

Недельное планирование позволяет решать оперативные задачи и помогает информировать руководителей процессов о различных аспектах деятельности компании в текущем режиме (онлайн).

Совет: не пренебрегайте недельными планами! Они позволяют держать ситуацию под контролем и своевременно реагировать на любые изменения, ведь пока вы их согласовываете, получаете актуальную информацию. Для того чтобы такие совещания были действительно полезными, и не отрывали от работы:

  1. установите их продолжительность и не выходите за эти рамки,
  2. определите четкий список вопросов, обсуждаемых на еженедельных совещаниях. Например, по стандарту:
  3. что с ресурсами?
  4. что с исполнителями?
  5. что со сроками?
  6. что с результатами?
Документы, фиксирующие результаты планирования
Наименование документа Горизонт планирования Формат разработки
Видение > 5 лет Формулирует собственник компании
Политика качества > 5 лет Формулирует собственник компании
Стратегия 1-3 года Разрабатывается на стратегической сессии менеджерского состава (руководители процессов) компании
План годовой 1 год Разрабатывается на стратегической сессии менеджерского состава (руководители процессов) компании
Бюджет годовой 1 год Разрабатывается на стратегической сессии менеджерского состава (руководители процессов) компании
План квартальный квартал Разрабатывается на ежеквартальных заседаниях менеджерского состава по всем процессам СУК
Бюджет квартальный квартал Разрабатывается на ежеквартальных заседаниях менеджерского состава по всем процессам СУК
Недельный план Неделя Разрабатывается на еженедельных заседаниях менеджерского состава компании по всем процессам СМК компании

Риски могут стать возможностями

Компании, которые внедрили систему управления качеством (СУК), имеют «Реестры рисков и возможностей». Но немногие компании руководствуются этими сведениями, планируя свою деятельность. Остальные же составляют эти реестры только для получения соответствующего сертификата ISO. И зря, ведь речь идет о пуле очень полезной информации, которая в том числе поможет минимизировать или даже избежать рисков.

Резюме

  • Ни в коем случае нельзя пренебрегать планированием!
  • Качество планирования определяет успех любой деятельности.

«Единственным препятствием для осуществления наших планов на завтра могут быть наши сомнения сегодня», – уверял Франклин Рузвельт. И с этим трудно не согласиться!