Mission Kharkiv є однією з найбільших медичних благодійних організацій в Україні за обсягом наданої допомоги. Один iз ключових напрямів нашої роботи системна підтримка дорослих пацієнтів з онкологічними захворюваннями.
Наша організація з 2022 року реалізує масштабні програми з постачання лікарських засобів, транспортування та евакуації пацієнтів, надання першої допомоги, забезпечення гігієнічних наборів, а також надає психосоціальну підтримку бенефіціарам і посилює спроможність медичного персоналу.
Короткий опис ролі:
Fleet & Facility Officer відповідає за координацію та підтримку операційної діяльності, пов’язаної з управлінням автопарком, адміністративною інфраструктурою та логістичною підтримкою проєктної діяльності Місії Харків. Посада передбачає забезпечення безпечного та ефективного використання транспортних засобів, підтримку належного функціонування офісних та польових приміщень, координацію технічного обслуговування, а також контроль дотримання внутрішніх процедур організації.
Основні обовʼязки:
Управління автопарком
- Забезпечувати координацію використання автопарку Місії Харків відповідно до потреб програмних команд та внутрішніх процедур організації
- Організовувати отримання та обробку запитів на транспорт, формувати графіки переміщень команд та координувати використання транспортних засобів.
- Контролювати технічний стан автомобілів, організовувати проведення технічного обслуговування, ремонтів та сезонної підготовки транспорту.
- Контролювати ведення logbooks, облік пробігу, витрат пального, сервісного обслуговування та іншої документації, пов’язаної з автопарком.
- Забезпечувати своєчасне оновлення страхування, реєстраційних документів та інших обов’язкових документів на транспортні засоби.
- Проводити моніторинг безпечного використання транспортних засобів та дотримання водіями внутрішніх правил організації.
- Підтримувати координацію переміщення польових команд відповідно до безпекових рекомендацій та логістичних потреб проєктів.
Facility management
- Забезпечувати належне функціонування офісних та польових приміщень організації.
- Координувати проведення дрібних ремонтних робіт, технічного обслуговування приміщень та взаємодію з підрядниками й орендодавцями.
- Контролювати наявність та справність офісного обладнання, меблів, генераторів, засобів зв’язку та інших адміністративних ресурсів.
- Організовувати закупівлю та облік господарських і офісних матеріалів відповідно до внутрішніх процедур.
- Забезпечувати контроль умов безпечного використання приміщень, включно з базовими вимогами пожежної безпеки та організаційної безпеки.
- Координувати питання, пов’язані з електропостачанням, інтернетом, водопостачанням та іншими адміністративними сервісами.
Адміністративна та операційна підтримка
- Підтримувати ведення операційної документації, пов’язаної з fleet та facility management.
- Забезпечувати належне архівування документів та оновлення внутрішніх реєстрів.
- Надавати логістичну та адміністративну підтримку програмним командам під час реалізації польових активностей.
- Виконувати інші операційні завдання за дорученням проєктного менеджера в межах проєктної діяльності.
Вимоги:
- Вища або середня спеціальна освіта у сфері логістики, транспорту, адміністрування або суміжних напрямів.
- Не менше 1 року досвіду роботи у сфері fleet management, logistics, facility management або операційної підтримки.
- Досвід координації транспортних засобів та організації логістичних процесів.
- Практичний досвід взаємодії з підрядниками та контролю технічного обслуговування.
- Впевнене володіння MS Office (Excel, Word, Google Sheets).
- Водійське посвідчення категорії B.
- Здатність працювати в умовах багатозадачності та дотримуватись дедлайнів.
- Вільне володіння українською мовою.
Буде перевагою:
- Досвід роботи в гуманітарних або міжнародних організаціях.
- Досвід роботи в польових або прифронтових умовах.
- Базове розуміння безпекових процедур для польових команд.
- Навички роботи з системами fleet tracking або електронного обліку.
- Базове знання англійської мови.
Ми пропонуємо:
