Преимущества цифровой платформы фармаконадзора: опыт фармацевтической компании «Дарница» и украинского филиала STADA

В результате исследования было выявлено основной параметр оценки эффективности цифровых платформ по фармаконадзору — изменение баланса распределения рабочего времени специалистов по рутинным операционным процессам (сбор, обработка, внесение информации в базу) на экспертную работу (оценка рисков, разработка новых решений и совершенствования системы фармаконадзора). Такое изменение в процессах значительно повышает эффективность работы отдельных специалистов и системы фармаконадзора в целом и позволяет масштабировать без привлечения значительного ресурса.

Такие этапы фармаконадзора, как сбор данных о безопасности препарата, обработка и структурирование и рапортов в регуляторные органы, поддаются автоматизации. Задачей платформы с фармаконадзора должно стать качественное и удобное выполнение своей структурируя и организующей функции независимо от типа внутреннего процесса работы с информацией в компании. База должна стать удобным вспомогательным инструментом, и отвечать принципам ALCOA +. Эффективная платформа по фармаконадзору позволяет уделить больше экспертного времени для реализации решений по безопасности продуктов, зато оптимизирующие процессы и функции, поддаются автоматизации.

Основной параметр оценки эффективности цифровых платформ по фармаконадзору — изменение баланса распределения рабочего времени специалистов по рутинных операционных процессов на экспертную работу.

С целью максимально продуктивной организации рабочего времени специалистов по фармаконадзора фармацевтических компаний, косметических компаний, производителей БАДов, медицинских изделий и ветеринарных препаратов мы изучили факторы, определяющие эффективность работы цифровой базы данных по фармаконадзору на примере разработки и анализа платформы OtiPharm® Data Pro.

Прежде всего, эти факторы разделили на две группы: узкоспециализированные, экспертные, в которых первостепенное значение имеет соответствие процессам и процедурам фармаконадзора как системы, и неспециализированные, то есть такие, которые влияют на пользовательский опыт экспертов при работе с системой, на качество и производительность результатов их работы и гибкость – скорость, с которой система и люди, которые с ней работают, способны реагировать на изменения.

Работу с первой группой начали с изучения критических процессов фармаконадзора, а именно:

1. постоянный мониторинг профиля безопасности и оценки соотношения польза/риск лекарственных средств;
2. создание, оценка и имплементация систем управления рисками и оценка эффективности минимизации этих рисков;
3. планирование, подготовка и представление регулярно обновляемых отчетов по безопасности в регуляторные органы;
4. выполнение обязательств и ответы на запросы от уполномоченных органов, с предоставлением корректной достоверной информации в полном объеме;
5. обеспечение взаимодействия между системой фармаконадзора и системой контроля качества лекарственных средств;
6. информирование пациентов и специалистов системы здравоохранения об изменениях в соотношении польза/риск лекарственного средства, с целью его эффективного и безопасного применения;
7. внесение изменений в регистрационные материалы на лекарственные средства в течение срока действия регистрационных удостоверений по вопросам безопасности, с учетом степени срочности;
8. сбор, обработка, управление, контроль качества, сбор необходимой недостающей информации, кодирование, классификация, выявление дубликатов, оценка и своевременное предоставление рапортов о случаях побочных реакций;
9. управление сигналами;
10. коммуникация по вопросам безопасности лекарственных средств между владельцами регистрационных удостоверений и уполномоченными органами;
11. обновление информации о лекарственных средствах в соответствии с современными научными медицинскими данными, включая выводы по оценке и рекомендации соответствующего уполномоченного органа.

Внедрение электронной платформы ощутимо влияет на эффективность для компании при упрощении работы минимум четырех из них.

Для удобства в работе эти критические процессы разделили на ключевые этапы:

• Непрерывный сбор данных о безопасности препарата или продукта, поступающих из различных источников;
• Обработка, анализ, оценка и структурирование полученной информации, ее кодирование;
• Предоставление рапортов в регуляторные органы;
• Принятие всех необходимых мер для максимально безопасного использования продукта.

Внутри компаний обслуживание всего процесса происходит по-разному.

Есть подходы, когда специалист или отдел отвечает за полный цикл работы с информацией о продукте от начала до конца. Зато в других компаниях работа по фармаконадзору разбивается на разные этапы, за которые отвечают целые отделы или филиалы-представительства в разных странах, уже со своей индивидуальной организацией процесса.

Что касается второй группы факторов, было проанализировано, как удобство пользования цифровой платформой повлияет на качество обработки данных.

Juhani Iivari (University of Oulu) в своем исследовании модели успеха информационных систем показал, что воспринятое качество системы является предиктором ее использования пользователями и статистически влияет на производительность системы.

База должна стать удобным вспомогательным инструментом, а не новым реформаторским вызовом для работников, и при этом соответствовать принципам ALCOA+, разработанными FDA для пользования информационными системами в пределах ее сертификации.

Также группа авторов во главе с Jung-Fan Chen из National Kaohsiung University of Applied Sciences, Kaohsiung, Taiwan провела исследование, в котором определила, как фактор «отношение к использованию» повлияет на модель успеха информационной технологии. Результаты показывают, что на «отношение к использованию» существенно и положительно влияют воспринимаемая полезность, воспринимаемая простота использования и удовлетворенность пользователей.

Основной задачей платформы по фармаконадзору должно стать качественное и удобное выполнение своей структурирующей и организующей функции независимо от типа внутреннего процесса работы с информацией в компании.

База должна стать удобным вспомогательным инструментом, а не новым реформаторским вызовом для работников, и при этом соответствовать принципам ALCOA+, разработанными FDA для пользования информационными системами в пределах ее сертификации.

Для решения этих вызовов была сосздана коллаборация с компанией OtiPharm® Research, специалисты которой обслуживают различные фармацевтические компании в сфере фармаконадзора, написание медицинских отчетов и процедур регистрации. 43 работника компании выразили готовность консультировать разработчиков на этапе создания цифрового решения для фармаконадзора, начиная от рядовых специалистов по фармаконадзору до QPPV нескольких фармацевтических компаний.

Также отдельно привлекались к консультированию медицинские директоры для создания комплексного видения потребностей всех участников процесса фармаконадзора в фармацевтической компании.

Основные критерии

Была поставлена главная цель: создать интуитивную экосистему, которая станет органичным продолжением эксперта. Один из критериев ее достижения — возможность специалиста овладеть навыком пользования базой с первого инструктажа и сэкономить временные и человеческие ресурсы компании, расходуемые при внедрении системы. Этот критерий определили как предиктор синергии при взаимодействии между различными отделами компании при работе с информацией, уровень пользователей при этом должен отличаться от базового специалиста по фармаконадзору или отдела качества до эксперта уровня QPPV международной компании и RA. Для решения задач по разработке архитектуры интерфейса специально привлекли специалистов по UI/UX-дизайну.

Анализ показал, что от 25 до 45% времени, а с ним и внимания, теряется при поиске необходимых документов, заполняемых форм, консультирования и взаимодействия с другими отделами. При этом риск того, что специалист переключится на другой аспект деятельности, не завершив предыдущий, или выберет более легкую, менее экспертную задачу, растет пропорционально уровню усталости работника и обратно пропорционально времени до завершения рабочего дня.

После серии проведенных глубинных интервью со специалистами отрасли и исследований пользовательского пути експерта определили ключевую рабочую единицу системы OtiPharm® Data Pro – «карточку продукта».

Ее ядром стали документы жизненного цикла продукта, а элементами – вся имеющаяся информация о нем. Работая с ней, специалисту не нужно переключаться между различными папками, документами и таблицами. Вся имеющаяся в компании информация о продукции сосредоточена в ней.

Даже функция литературного поиска является автоматизированной и встроенной в систему, и дополнительно – неотъемлемая и такая важная возможность электронного обмена информацией с регуляторами. Нет нужды при сосредоточенной деятельности покидать систему и отвлекаться. Информация движется по ней от периферии к центру дифференцируясь и усложняясь на каждом из этапов.

Система создана таким образом, чтобы гарантировать, что информация в собранных сообщениях является достоверной, разборчивой, точной, последовательной, максимально полной для ее клинической оценки и такой, которую можно проверить.

Сообщения, содержащие данные по фармаконадзору, должны регистрироваться и архивироваться в соответствии с действующими требованиями по защите информации.

В момент поступления информация должна немедленно структурироваться по категории, к которой ее следует отнести, как, к примеру, сообщения о безопасности:

• сообщения, поступающие без запроса (unsolicited reports)

– Спонтанные сообщения.

– Сообщения по литературе.

– Сообщения из других источников.

• сообщения, поступающее из источников с организованной системой сбора данных (solicited reports).

Оформленные поля тотчас проводят по специальному алгоритму внесения данных и минимизируют риск ошибки или неправильного введения.

Автоматизируется процесс проверки на дубликат на этапе внесения, и в случае подозрения сигнализирует об этом.

Подтверждение дубликатов выполняется в ручном режиме.

Для слияния случаев в базе данных фармаконадзора создается «главный случай» (master case).

Еще один из критических процессов фармаконадзора – сигналы. Формулировка гипотез относительно новых возможных побочных реакций и является процессом обнаружения сигнала. Для качественного сопровождения этого процесса в карточке создан специальный раздел. В данном разделе сообщения о подозреваемой ПР переходит в полуавтоматическую систему мониторинга и остается в этом состоянии или переходит к следующей фазе утверждения в соответствии с дополняемой информацией.

Едва ли не первым функционалом для работы является работа с обращениями. Ведь в обращения вносится информация о любых событиях, связанных с лекарственным средством (рекламации по качеству, побочные реакции, жалобы потребителей). В данном случае платформа играет роль экосистемной оболочки, объединяющей кросс функциональных экспертов различных направлений (служба качества, медицинская служба, регуляторная служба, фармаконадзор). Возможность проводить необходимые расследования по обращениям, валидация и перевод (при наличии критериев) к побочным реакциям обеспечивает экосистемность на уровне всего фармацевтического предприятия.

Гибкость. Репутация

Репутация компании, безопасности ее препаратов строится на способности быстро и открыто предоставлять информацию регуляторам и потребителям.

Замедленные и негибкие процессы могут вызвать подозрение недостаточной прозрачности в действиях компании или неприоритетности безопасности аспектов.

В то время, как субъективное восприятие рисков от приема лекарственных средств клиентами каждый раз усиливается, через внимание к этой теме в соцсетях.

Проблемой был тот факт, что офисы фармацевтических компаний могут находиться в разных странах и часовых поясах, при этом работники, пребывая в командировке или на производстве, не всегда имеют оперативный доступ к компьютеру.

Разработчики решили этот вопрос непрерывным доступом к платформе 24/7 не только с компьютера, но и с планшета или телефона при специальной защищенной авторизации.

Также такой подход позволяет QPPV и Regulatory Affairs самостоятельно получать доступ к любой необходимой информации о фармаконадзоре, мониторя ее через платформу.

А аудиторский цифровой след разделяет и персонализирует ответственность за выполненную работу и внесенные данные каждым из работников отдела.

Для обобщения опыта провели обзор восьми фармацевтических компаний, которым устанавливалась исследуемая цифровая платформа OtiPharm® DataPro с общим числом пользователей – 88.

За это время повторных обращений за дополнительными консультациями относительно пользования базой обратилось 7 человек. Из них 6 пользователей – по поводу разработанного нового блока еще до презентации и только один пользователь нуждался в дополнительном консультировании по основному функционалу цифровой платформы.

Исследовали также срок имплементации базы и количество повторных запросов для дополнительного инструктажа.

Результаты — отзывы пользователей

Разработчики базы данных уверяют, что имплементация и перенес данных занимает всего лишь около двух месяцев времени. Правда ли это?

Действительно, имплементация базы состоялась в течение двух месяцев с полным переносом всей информации по препаратам и всем побочным реакциям

А какие впечатления у менеджеров от работы с базой данных?

– Очень удобная карта препарата, легко и удобно работать, когда все в одном месте. Не нужно искать и открывать различные папки и документы при формировании отчета.

Разработчики базы данных уверяют, что имплементация и перенес данных занимает всего лишь около двух месяцев времени. Правда ли это? Как происходила имплементация в вашем случае?

– Все обязательства, которые компания ООО «Отифарм Дата Про» взяла на себя в рамках сотрудничества с фармацевтической компанией «Дарница», выполнены в полной мере. Хотим отметить эффективную организацию процесса переноса данных: с момента передачи нами заполненных форм перенос данных в систему, проверка и имплементация платформы продолжались три недели вместо ожидаемых двух месяцев.

Насколько гибкими являются поставщики услуг цифровой платформы? Какие доработки происходили по просьбе заказчика?

– С целью эффективного управления информацией о побочных реакциях на раннем этапе разработчики создали дополнительный модуль «Обращение». Модуль полностью соответствует нашим ожиданиям и потребностям. Впоследствии в процессе эксплуатации модуля «Обращение» возникла необходимость создания дополнительных полей для внесения данных, и компанія – разработчик платформы OtiРharm® Data Pro выполнила эту задачу с опережением срока более чем на неделю. Это способствовало ускорению имплементации новой процедуры в компании.

Скорость и комплексность: опыт «Дарницы»

Развернутый комментарий относительно преимуществ нового инструмента дал директор по регуляторным вопросам фармацевтической компании Дарница Александр Торгун:

После года эксплуатации платформы можем выделить ее основное преимущество — это комплексный продукт, в котором все составляющие связаны в единую систему. Мы положительно оцениваем модуле «Препараты», «Побочные реакции», «Сигналы» и «Поиск литературы», они отвечают современным запросам фармаконадзора и задачам, которые стоят перед маркетирующих компанией на 16 рынках.

База данных платформы фармаконадзора включает информацию обо всех лекарственных средствах «Дарницы», а это более 230 записей, а также более 650 записей о побочных реакциях. Возможность передавать информацию о побочных реакциях в Государственный экспертный центр с помощью онлайн канала с использованием файлов формата .xml ускоряет и упрощает работу специалистам «Дарницы» и одновременно повышает лояльность экспертов регуляторного органа.

Получая информацию о побочных реакциях с ГЭЦ в электронном виде в общепринятом формате E2B мы можем вносить ее в базу данных за считанные секунды. В прошлом этот процесс занимал от 10 мин до 1:00. В общем, экономия времени после перехода на электронную платформу фармаконадзора составляет от 2 до 5:00 ежемесячно и это время специалисты используют для интеллектуальной экспертной работы.

Примером эффективного сотрудничества с разработчиком является создание модуля «Обращение» по заказу «Дарницы». Благодаря этому модулю мы можем фиксировать не только сообщение с фармаконадзора, а абсолютно все профильные обращения: по вопросам качества препаратов, их рационального применения, даже поиск того или иного препарата, в котором пациенту или врачу помогают специалисты «Дарницы», тоже можно отследить с момента обращения с того времени, когда респондент получил ответ. Мы привлекли к разработке обращений службы качества и уполномоченных лиц по качеству, а также специалистов медицинского департамента, чтобы в кратчайшие сроки предоставлять комплексную квалифицированный ответ на нестандартные вопросы. Таким образом обработано более 50 обращений и часть респондентов получила ответ в день обращения. Мы не оставляем без ответа ни одно обращение, ведь конструктивная обратная связь — это ключевое преимущество «Дарницы» в процессе фармаконадзора.

Широкий функционал базы данных позволяет нам использовать ее как платформу для хранения документации, например бекапов еженедельного отчета мониторинга литературы. Большое внимание мы уделяем вопросу сохранения информации для использования ее в будущем. Эта потребность возникла при подготовке Регулярно обновляемых отчетов по безопасности (PSUR). В зависимости от действующего вещества, PSUR готовятся с разной периодичностью, вплоть до 25 лет. База данных дает возможность сохранить информацию, найденную во время мониторинга литературы, и использовать непосредственно публикацию или ее контент в будущем.

Структурированные выводы

На примере создания и работы с цифровой платформой OtiPharm® Data Pro было показано, что современные вычислительные алгоритмы способны упростить деятельность, связанную с фармаконадзором, на этапах

сбора:

• отфильтровывать информацию;
• искать в полуавтоматическом режиме по заданным критериям;
• принимать сообщения в ожидании обработки ее специалистом;
• накапливать недифференцированную информацию;

структурирования и предварительного анализа:

• обработка;
• управление;
• контроль качества;
• выявление необходимой недостающей информации;
• кодирование;
• классификация;
• выявление дубликатов;
• управление сигналами.

обмена информацией:

• своевременное отправление рапортов о случаях побочных реакций;
• отправка отчетов;

коммуникационных экосистемных решений

• возможность работать нескольким кросс функциональным экспертам (качество, медицинская служба, регуляторная служба, фармаконадзор) с обращениями;
• фиксация расследований на обращение;
• возможность мониторинга проведения расследований по обращению (рекламаций)

Производительность этих процессов существенно статистически выше при высокой воспринимаемой простоте использования и удовлетворенности пользователей.

Итак, среди ключевых этапов, выделенных в начале исследования, поддаются автоматизации и непрерывному процессу совершенствования первые три:

1. Непрерывный сбор данных о безопасности препарата или продукта, поступающих из различных источников;
2. Обработка, анализ, оценка и структурирование полученной информации, ее кодирование;
3. Отправление рапортов в регуляторные органы.

Вместе с тем последний этап – принятие решений, а именно «Принятиение всех необходимых мер для максимально безопасного использования продукта» – остается абсолютной прерогативой экспертов фармаконадзора.

На основе этого можно сделать вывод, что эффективная платформа по фармаконадзору позволяет уделить больше экспертного времени для реализации решений по безопасности продуктов, оптимизируя процессы и функции, поддающиеся автоматизации.

В результате исследования был установлен основной параметр оценки эффективности цифровых платформ по фармаконадзору – изменение баланса распределения рабочего времени специалистов с рутинных операционных процессов (сбор, обработка, внесение информации в базу) на экспертную работу (оценка рисков, разработка новых решений и совершенствование системы фармаконадзора).

Такое изменение в процессах значительно повышает эффективность работы отдельных специалистов и системы фармаконадзора в целом и позволяет масштабировать без привлечения значительного ресурса.

Література

1. HMA (2012). Guideline on good pharmacovigilance practices: Module I – Pharmacovigilance systems and their quality systems.
2. Juhani Iivari (2005). An empirical test of the DeLone-McLean model of information system success. SIGMIS Database 36, 2 (Spring 2005), 8–27. DOI:https://doi.org/10.1145/1066149.1066152
3. Chen, J.-F., Chang, J.-F., Kao, C.-W. and Huang, Y.-M. (2016), «Integrating ISSM into TAM to enhance digital library services: A case study of the Taiwan Digital Meta-Library», The Electronic Library, Vol. 34 No. 1, pp. 58-73. https://doi.org/10.1108/EL-01-2014-0016
4. U.S. Department of Health and Human Services, Food and Drug Administration. Guidance for Industry (2003). Part 11. Electronic Records; Electronic Signatures — Scope and Application. https://www.fda.gov/media/75414/download
5. EMA (2012). CHMP Guideline on detection and management of duplicate individual cases and Individual Case Safety Reports (ICSRs)